Ahora que tenemos un buen número de reglas y hábitos que nos permiten enfocar mejor nuestras tareas para no dispersarnos, saber decir que no y algunas otras vamos a darnos una vuelta por el método ya comentado en varias ocasiones, pero nunca nos hemos detenido a darle un vistazo.
GTD no son más que las iniciales de las siguientes palabras: “Getting Things Done”, algo así como: consiguiendo hacer cosas”, este método fue creado por David Allen y desarrollado en su libro de igual nombre y algunos posteriores, todos están en español y aunque el primero es demasiado teórico para mi gusto en los siguientes lo desarrolla de forma muy práctica.
¿Qué hacemos con este método para hacer cosas o actividades?
Es una buena manera de ayudarte a trabajar felizmente desde el punto de vista de conseguir hacer las cosas cuando queremos y tener la cabeza vacía de estrés. Y eso lo hacemos en Sapiens&Co.
Para ello debemos aprender nuestro nuevo mantra, que se quedará grabado en nuestro día a día, en cuanto llevemos un tiempo de uso. Hay que hacer los cinco pasos como respiramos, con naturalidad. Ese es el reto.
Los pasos a dar para tener nuestras acciones bajo control son:
Recopilar-Procesar-Organizar-Revisar-Hacer.
Como vamos a dedicar a cada paso una entrada y además ya os hacéis una idea con su título, pues vamos con el primero.
Recopilar: Que hacemos con todo lo que nos llega continuamente.
Nos llaman, nos escriben correos, nos citan, nos delegan, nos urgen, nos acribillan literalmente todos los días y todas las horas con cosas que hacer. Para no olvidar, no perder, no liarse nos dedicaremos a recopilar todo lo que nos llega y nos incumbe.
- Vaciado de Mente.
Este es el objetivo, que el estrés automático de los imprevistos y de la sobrecarga de tareas no nos pille tenemos la mente vacia, dedicada a la próxima tarea a realizar y no a lo último que nos cae encima. Lo recopilo y me olvido. Ahora estaba haciendo lo que quería hacer yo.
- Acércate el cuaderno de notas. Llevalo encima.
El caudernillo de notas, el post-it con los datos, lo que sea, pero sin lápiz y papel pequeño es imposible recoger la información, que eres un hombre digital y solo usas tu tablet me parece estupendo, pero lo importante es el proceso no la herramienta.
NOTA: para los que estáis a la última, podéis mirar Google Keep que está teniendo una buena acogida.
Lo importante es que las notas, escritas, de voz en tu aparato, en servilletas del bar, como haya sido posible se tomen sobre la marcha, en el mismo momento, con prontitud, economía de palabras y centrada en la acción que habrá que hacer, esto no es una novela de Frank Schätzing.
- Cada acción una nota.
Para que después podamos procesar, y te adelanto que se hace rápido, hay que escribir una nota por cada cosa, no la lies desde el principio. Vamos al grano y con claridad así después nos cunde, me da igual que tengamos diez notitas esto no es un informe sólo información para procesar La sencillez es clave.
- Todo a la bandeja de entrada.
Aquí es donde debemos depositar literalmente todo lo recopilado, en la bandeja de entrada, y no hay truco, es solo una bandeja de recoger papeles, el diseño es al gusto de cada cual.
En Internet puedes ver un vídeo de David Allen como saca las cosas del día a la bandeja de entrada, está en inglés, pero es corto y quizás te ayude, te lo recomiendo.
¿Se puede tener varias bandejas de entradas?. Sí.
En teoría puedes tener una en el trabajo y otra casa, te ayuda a procesar más veces, pues tienes antes a mano la bandeja. Yo no lo recomiendo porque no me funciona, uso una sola bandeja de entrada, porque como en tantas cosas se me multiplicaban hasta tener tantas bandejas de entradas: correo en outlook, varias cuentas de emails, varias aplicaciones en el móvil, otras en el portátil, bandejas físicas en la oficina en casa, así que no sabía que tenía o no lo encontraba.
Mejor una bandeja física y una sola, cuando llegues, vacías los bolsillos, el maletín de notas, las del cuaderno, el móvil y lo que te sirva para recopilar, lo pones encima de la bandeja y ya tienes todo lo del día recopilado y sabes donde está.
A Recopilar se aprende con sentido de hacer cosas.
Un último aviso, el saber recopilar no es tan fácil como parece, hay que saber tomar notas, hay que llenar la bandeja de entrada sin lanzarse a procesar, hay que saber usar herramientas que nos simplifiquen aunque haya otras más cool.
Tenemos que saber siempre que lo apunto porque creo que tendré que hacer algo con ello, así tomaré la nota de forma orientada a la acción.
Recopilar lo que te llega con método te hará una persona menos agobiada, prueba y me cuentas.
La semana próxima nos acercaremos a la fase dos, que hacemos con la bandeja de entrada. Os espero…